Overal om je heen zie je het gebeuren: online diensten, apps, cloud opslag… We zijn hier zorgvuldig naar gaan kijken. Want we willen onze klanten niet opzadelen met hypes: zit je net op Twitter, moet je al weer over naar Snapchat. De tools zijn niet het belangrijkst. Het gaat om de toegevoegde waarde die ze bieden voor ondernemers.

We zochten de volgende toegevoegde waarde voor onze klanten:

• makkelijker toegang tot je boekhouding
• sneller en makkelijker inkoopfacturen insturen
• sneller en makkelijker verkoopfacturen versturen
• efficiëntere administratie
• real-time inzicht in je actuele financiële situatie

Om dit te realiseren hebben we ingezet op 2 peilers: Exact Online en Scan & Herken.

Exact Online
Sinds 15 november 2015 zijn we een Exact Online gecertificeerd Cloud Accountant kantoor. Hiervoor hebben we een examen afgelegd bij Exact waarin moest worden aangetoond dat wij de producten Accounting, Accountancy en Starter volledig beheersen.

Met het volgen van het programma Cloud Accountant wordt je op alle facetten van de software getest. Dit gaat van basisinrichting van een administratie, het inrichten van een verkoopmodule inclusief ontwerp factuur lay-out, administratieve processen tot het opzetten van controle- en volgsystemen. Hiermee kunnen we het grootste deel van bovenstaande toevoegde waarde realiseren.

Met Exact Online kun je vanaf je mobiel, tablet, je eigen computer of een computer waar dan ook ter wereld bij je boekhouding. Je kunt er ook sneller en makkelijker verkoopfacturen mee versturen. Deze worden natuurlijk direct opgenomen in je omzetoverzicht, waardoor je beter inzicht hebt in je financiële situatie.

Maar hiermee waren we er nog niet.

Scan & Herken
De laatste maanden hebben we hard gewerkt aan een Scan & Herken systeem voor alle administratieve stukken. Dit betekent dat je facturen direct kunt insturen naar een specifiek en beveiligd emailadres in onze cloud. Facturen van leveranciers die je per mail krijgt stuur je zo door, of het nu een pdf, jpg, Word of Excel bestand is, dat maakt niet uit. Je kunt in één email ook de hele bulk mailen. Binnen deze software worden alle bestandsformaten geaccepteerd. Je kunt zo dus veel sneller en makkelijker inkoopfacturen insturen.

Wij hebben de ‘sorteerbak’ zo ingericht dat we eerst een type document (bijv inkoop, verkoop, bijlage, etc) toevoegen. Vervolgens worden in het boekingstraject nagenoeg alle gegevens al herkend. Wij voeren dan nog een optische controle uit en zenden het dan door naar de administratie in Exact Online. Hier worden de facturen automatisch ingeboekt. Je inkoop wordt dan direct in de resultaten verwerkt, waardoor je veel sneller inzicht hebt in je resultaat. Het resultaat van NU.

Henk Kooistra: ‘We hebben deze opzet de afgelopen maanden getest met een aantal klanten. Natuurlijk hadden we te maken met een paar flinke hobbels. Die hebben we allemaal op moeten lossen. En nu werkt het geweldig. Dit is een flinke stap in de richting om ook digitaal met klanten samen te werken. Dit biedt niet alleen gemak, snelheid en efficiency. Veel belangrijker is dat je op deze manier real-time actuele cijfers van ons krijgt die je kunt gebruiken in het aansturen van je onderneming’.