Waarom Arjen Klok in 2018 de overstap maakte naar RBZ en hoe dat uitpakte voor zijn bedrijf en de overkoepelende organisatie

Ondernemer Arjen Klok heeft een online applicatie voor kleine en middelgrote ondernemingen, die dankzij de app hun kantoor altijd bij de hand hebben. CannonWorks regelt alles rondom projecten en houdt alles bij rondom offertes, inkopen en facturen. En als je software maakt, dan weet je dat de kosten voor de baten uitgaan, omdat je nu eenmaal moet investeren in personeel, kennis en marktaandeel.

CannonWorks is onderdeel van een overkoepelende holding met diverse businessunits, waar Arjen Klok samen met zijn zus en zijn zwager eigenaar van is. Hij probeerde samen met zijn accountant te kijken naar het gehele plaatje qua structuur en investeringsbeleid. De focus ligt te veel op de jaarrekening en compliance en dat levert Arjen niet meer op dan een 'geschiedenisboekje'. Via een bevriende ondernemer komt Arjen in aanraking met RBZ en dat klikt: door te sparren met Henk heeft hij een strakkere focus gekregen op het behalen van resultaten. Liesbeth zorgt daarbij voor realtime inzicht in het resultaat van nu. En dat resultaat is winst. Hoe hij dat heeft gedaan? Lees snel verder.

1. Doel: CannonWorks na jarenlange ontwikkeling winstgevend maken

Bij bedrijven die software maken, lopen de kosten vaak voor de baten uit: je moet veel investeren in het ontwikkelen van de software. Voordat je de eerste softwarelicentie kunt verkopen, moet je eerst een applicatie bouwen. Dit kost jaren. Hetzelfde gold voor Arjen Klok. Hij heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het ontwikkelen van een goed functionerende applicatie met als doel licenties te verkopen in de vorm van abonnementen. Na een aantal jaren zijn er vele abonnementhouders bij gekomen, maar de kosten van ontwikkeling gingen ook gewoon door. Na vele jaren hoge ontwikkelingskosten werd het tijd om aandacht te geven aan het maken van rendement met CannonWorks. Hiervoor wilde hij dichter op de bal spelen met zijn accountant. De jaarlijkse jaarrekening was hiervoor niet geschikt: 'Niet meer dan een geschiedenisboekje,' aldus Arjen.

Het lukte hem met zijn bestaande accountant niet goed om inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken: 'Ze waren meer bezig met compliance en cijfers, het lukte ze niet om inhoudelijk te sparren over mijn investeringsbeleid.'

RBZ Arjen Klok CannonWorks rendement portret

“Ik wilde mijn software sneller winstgevend maken. Hiervoor wilde ik sparren met mijn accountant en beter inzicht in de cijfers van nu.”

Arjen Klok – directeur CannonWorks

2. De uitdaging: een accountant die meedenkt met resultaatverbetering en continu inzicht biedt

Arjen besluit om om zich heen te kijken voor een nieuwe accountant, die kan helpen met het inzichtelijk krijgen van de bedrijfskosten en aangegane verplichtingen versus omzet. Eentje die kan meedenken en continu inzicht kan bieden in zijn voortgang en resultaten. Op aanraden van een bevriende ondernemer is Arjen met RBZ gaan praten: 'Ik merkte direct dat Henk echt een ondernemer is. Samen keken we naar mijn doelen en de organisatie die ik daarvoor nodig heb.'

CannonWorks is onderdeel van Lekistar Beheer, een organisatie met meerdere bedrijven verdeeld over meerdere businessunits, waaronder Klok Onderhoud en Afbouwgroep en 123Gordijn.nl. Lekistar, inclusief alle businessunits en werkmaatschappijen, besluit de overstap naar RBZ te maken.

Henk gaat in gesprek met de ondernemers die verantwoordelijk zijn voor hun eigen businessunits. Met ieder van hen gaat hij apart zitten om de bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en daarbij een slimme begroting op te stellen. Liesbeth verzorgt samen met de interne controller de technische kant van de overstap. Daarbij worden alle processen zo ingericht dat de cijfers en resultaten direct zichtbaar zijn in financiële dashboards. Zowel van de complete holding, als van de onderliggende werkmaatschappijen.

3. Werken met RBZ: 3x meer controle op je resultaat

Arjen merkt direct het effect van deze manier van samenwerken. 'Ik vroeg Henk: "Kunnen we onze kosten samenvatten in maximaal tien grootboekrekeningen?" Dat kon. We begroten nu alles op deze tien hoofdcategorieën.'

Naast het inhoudelijke sparren is dit dashboard voor Arjen een belangrijke vooruitgang: 'We hebben onze begrotingen verwerkt in het dashboard en de boekhouding live gekoppeld. Dat geeft glashelder inzicht: we kunnen live zien hoe we er op dit moment voorstaan.'

Door de begrotingssystematiek is Arjen anders gaan ondernemen: 'Ik kijk nu veel meer naar wat ik minimaal nodig heb en wat daar tegenover moet staan om dat te dekken. Dat is een geloofsbrief geworden: een prikbord aan de muur. Het draait om slim inrichten, begroten en realtime inzicht. Het geeft je een stuur in handen, je denkt meer na over beslissingen die je wilt gaan nemen, en het geeft een beeld van het effect van eerdere besluiten. Dat geeft je 3x meer controle op je resultaat.'

Ook voor Lekistar Beheer is dit merkbaar: 'Tijdens onze kwartaalbesprekingen kijken we naar de resultaten van de businessunits als afzonderlijke, gezonde bedrijven. En geconsolideerd is direct duidelijk wat dit betekent voor Lekistar als geheel. Alles staat in één live dashboard. We zijn hierdoor optimaal transparant, ook naar elkaar. Dit hebben Henk en Liesbeth heel mooi geregeld. Dit had ik bij de andere accountant nooit voor elkaar gekregen.'

En de overstap op zich? 'Totaal geen last gehad. Dat hebben onze eigen controllers van RBZ, Rene en Liesbeth, soepel geregeld.'

RBZ Arjen Klok CannonWorks rendement portret

“Voorheen stuurde ik op een oude jaarrekening en een banksaldo. Nu hoef ik alleen mijn dashboard maar te openen. Ik kan zo slimmer met kosten en investeringen omgaan en dat levert veel meer rendement op.”

Arjen Klok – directeur CannonWorks

4. Resultaat: bedrijfsprocessen slimmer ingericht, meer klanten, beter inzicht, winstgevend

Deze nieuwe manier van werken heeft Arjen veel resultaat opgeleverd. Hij is allereerst een stuk kritischer geworden: 'Waar je voorheen op je oude jaarrekening en liquiditeit moest beslissen, kun je nu beslissingen nemen op basis van beleid, begroting en speelruimte. Ik hoef alleen mijn dashboard maar te openen. Je kunt daardoor slimmer met kosten en investeringen omgaan en dat levert veel meer rendement op.'

'Bij CannonWorks hebben we prioriteit gegeven aan het zoveel mogelijk voorkomen van handwerk. Door het ontwikkelen van een goede digitale vraagbaak komen er nu bijna geen hulpvragen meer binnen, terwijl we voorheen met twee FTE's handmatig en telefonisch vragen zaten te beantwoorden. De facturering en abonnementsadministratie: alles is geautomatiseerd en werkt zonder tussenkomst van menselijke handen. Het mooiste ervan is dat dit met de CannonWorks-applicatie wordt geregeld. Zoals het voor onszelf werkt, werkt het ook voor onze gebruikers. Door deze maatregelen zijn we van zeven naar drie man gegaan, terwijl we steeds meer klanten aansluiten. Ik weet dat je als softwarebedrijf niet om verliezen heen kunt in de aanloop, maar nu houden we elke maand geld over.'

5. Plannen voor de toekomst…

Als je Arjen vraagt naar zijn plannen voor de toekomst dan zie je dat hij nu meer plezier heeft in ondernemen dan voorheen: 'Ik kan weer werken aan mijn onderneming, in plaats van werken in mijn onderneming. Ik hoef geen brandjes meer te blussen. We weten precies waar we naartoe gaan en dat geeft rust.'

Wat Arjen met CannonWorks gaat doen? 'We zijn hard bezig met het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten en het uitbreiden van ons platform. Ondertussen breiden we gestaag het aantal branches uit. We begonnen ooit met schilders en stukadoors maar we bieden nu ook CannonWorks voor iedere soort onderneming, waaronder ook klusbedrijven, glazenwassers, elektriciens, loodgieters, hoveniers en zelfs kraamverzorgers. Hiervoor werken we samen met partijen uit diverse branches en dat loopt geweldig.'

Heel veel succes Arjen!

Over deze ondernemer:

Arjen Klok is directeur van CannonWorks, een online applicatie voor kleine en middelgrote ondernemingen, die dankzij de app hun kantoor altijd bij de hand hebben.

Aantal werknemers: 3
Branche: Software