Bewaarplicht papieren facturen vs digitaal opslaan: hoe zit het nu?

Veel ondernemers vragen zich af of je de originele facturen nog moet bewaren als je een digitale administratie voert. Dit hebben we voor je uitgezocht.

Je moet alle onderdelen die behoren tot de administratie 7 jaar bewaren en, bij onroerend goed, 10 jaar. De 7-jaars termijn gaat in als het administratie document niet meer actueel is. Contracten moet je dus tot en met 7 jaar na afloop van het contract bewaren.

Hoe moet je de gegevens bewaren?
De belastingdienst stelt als eis dat gegevens binnen een redelijke termijn toegankelijk moeten zijn. Je moet de gegevens bewaren in de vorm waarin ze onderdeel van de administratie uitmaken. Dus digitale facturen moeten digitaal worden bewaard, papieren facturen in originele vorm.

Onder bepaalde voorwaarden mag je papieren facturen overzetten naar digitaal:

  • als je álle gegevens overzet, dus alle stukken en alle facturen
  • als je de gegevens inhoudelijk juist overzet
  • als je ervoor zorgt dat de digitale stukken tijdens de hele termijn van de bewaarplicht toegankelijk is
  • als je de gegevens binnen een redelijke termijn leesbaar kunt maken
  • als de gegevens binnen een redelijke termijn gecontroleerd kunnen worden
  • als je de gegevens van een interne controle bewaart (bijvoorbeeld een afstemming van de oorspronkelijke gegevens en de verschillen analyse, wat onderdeel kan zijn van het jaarrekeningdossier
  • waar de verschillen tussen administratie en uiteindelijke jaarrekening worden vastgelegd).

Conclusie
Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Bij twijfel over specifieke documenten adviseren wij om deze ook op papier te bewaren, of om even contact met ons op te nemen.

Meer informatie Belastingdienst
http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren